Microsoft hat mit Copilot Flex Routing eine neue Einstellung für Unternehmen in der EU eingeführt – mit direkter datenschutzrechtlicher Relevanz.

Was bedeutet Copilot Flex Routing konkret?

• Copilot-Anfragen (LLM‑Inferencing) können bei hoher Auslastung temporär außerhalb der EU verarbeitet werden
• Gespeicherte Daten bleiben weiterhin in der EU, die Verarbeitung kann jedoch global stattfinden
• Daten sind verschlüsselt (in Transit und At Rest)
• Es können begrenzte pseudonymisierte Daten außerhalb der EU verarbeitet oder gespeichert werden
• Die Funktion ist für viele Tenants standardmäßig aktiviert (insbesondere bei neueren Tenants)

Hintergrund: Microsoft nutzt Flex Routing, um auch bei hoher Last eine stabile Copilot‑Performance sicherzustellen.

Warum ist das für die DSGVO relevant?

• Datenverarbeitung ≠ Datenspeicherung

Auch temporäre Verarbeitung außerhalb der EU ist rechtlich relevant.

• Internationale Datenübertragung

Bewertung eines möglichen Drittlandtransfers (Art. 44 ff. DSGVO) erforderlich.

• Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO)

Entscheidung muss dokumentiert und begründet werden.

• AV-Vertrag & TOMs prüfen

Verschlüsselung ersetzt keine eigene Risikoanalyse.

Governance‑Einordnung: kein technisches Detail

• Flex Routing ist kein reines Performance‑Feature
• Es ist eine Compliance‑Entscheidung
• Beteiligte Rollen:
  • IT
  • Datenschutz
  • ggf. Betriebsrat
  • Management

Wichtig: „Standardmäßig aktiviert“ bedeutet nicht automatisch unkritisch

So prüfen und konfigurieren Sie die Einstellung

Schritt-für-Schritt im Microsoft 365 Admin Center

1. Öffne das Microsoft 365 Admin Center
2. Navigiere zu Copilot
3. Öffne Einstellungen (Settings)
4. Wähle den Reiter „Alle anzeigen“
5. Suche die Option:
   • „Flexrouting während Spitzenlastzeiten“
6. Auswahl treffen:
   • Flexibles Routing während Spitzenlastzeiten erlauben
   • Flexibles Routing nicht erlauben (kein Routing außerhalb der EU)
7. Speichern

Microsoft bestätigt, dass Administratoren diese Einstellung jederzeit ändern können.

Änderungen können bis zu einer Woche benötigen, bis sie wirksam werden.

Wichtige Zusatzaspekte

• Die Einstellung gilt für:
  • Microsoft 365 Copilot
  • Copilot Chat
• Separate Prüfung empfohlen für:
  • Power Platform
  • Dynamics 365
  • Copilot Studio

Dort existiert eine zusätzliche Einstellung, die von der M365-Konfiguration beeinflusst wird.

Quelle

Flex routing (EU and EFTA) | Microsoft Learn